Segnalazioni whistleblowing

Lyreco Italia ha previsto un canale interno di segnalazione (c.d. Whistleblowing) per le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della società (compresi gli illeciti civili, penali e contabili, nonché le condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 o le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione), così come per le violazioni del Codice Etico di Lyreco, venute a conoscenza nel contesto lavorativo (in attuazione della normativa italiana – D.Lgs. 24/2023, in recepimento della Direttiva UE 2019/1837).

1. COSA È POSSIBILE SEGNALARE

illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione
violazioni del Codice Etico di Lyreco.

Non rientrano, invece, tra le violazioni da segnalare attraverso questo canale, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate. Non potranno inoltre essere prese in carico segnalazioni non rientranti nei casi previsti dalla normativa, così come segnalazioni relative a fatti non verificabili.

2. CHI PUÒ SEGNALARE E QUANDO

Possono effettuare la segnalazione:

lavoratori subordinati;
lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso Lyreco;
collaboratori, liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso Lyreco;
volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso Lyreco;
soggetti terzi che operano o collaborano con Lyreco.

La segnalazione può essere inviata:

quando il rapporto giuridico tra le parti non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova;
quando il rapporto giuridico è in corso;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico tra le parti se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

3. MODALITÀ DI SEGNALAZIONE INTERNA

3.1 Canale di segnalazione interno Lyreco

Lyreco ha nominato e formato un Team interno di gestione delle segnalazioni, composto da:

People&Culture Director
Finance Director
Compliance & Sustainability Manager
Legal Advisor

Chiunque desideri presentare una segnalazione ha vari canali di segnalazione interni:

in forma scritta:
- in via preferenziale, attraverso l’invio di una segnalazione attraverso la piattaforma “Raise your concern” raggiungibile cliccando il seguente indirizzo: https://lyreco.whispli.com/pages/raiseyourconcern
- attraverso l’invio di una segnalazione a mezzo posta, presso il seguente indirizzo: Via Papa Giovanni Paolo II, snc, 20040, Cambiago (MI). La segnalazione dovrà essere inserita in due buste chiuse, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione:
  - la prima contenente i dati identificativi del segnalante e copia del documento di riconoscimento;
  - la seconda contenente la descrizione della segnalazione.
    Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa con l’indirizzo Via Papa Giovanni Paolo II, snc, 20040, Cambiago (MI) e che rechi all’esterno la dicitura “riservata-segnalazione”.

in forma orale:
- richiedendo un incontro diretto al Team o a uno dei relativi membri, utilizzando i canali sopra descritti o contattando direttamente i membri del Team.

Attenzione: non inviare segnalazioni via e-mail o pec, in quanto non sono canali idonei a garantire la riservatezza e le tutele previste dalla normativa.

Inoltre, ti raccomandiamo di effettuare una segnalazione il più possibile precisa e chiara, indicando, in particolare:

le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
la descrizione del fatto;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati, anche allegando eventuale documentazione che possa essere utile a supporto della segnalazione e indicando eventuali soggetti terzi potenzialmente a conoscenza dei fatti.

E’ possibile anche effettuare segnalazioni anonime, purché contengano gli elementi essenziali per poter avviare un’istruttoria. In tal caso ti consigliamo di utilizzare la piattaforma Raise your concern.

Al momento della segnalazione, devi avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa, nonché siano informazioni riguardanti comportamenti, atti od omissioni di cui sei venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Nel caso in cui ci sia un conflitto di interessi con un membro del Team Whistleblowing, tale soggetto verrà escluso da qualsiasi ulteriore passaggio relativo alla gestione della segnalazione e verranno adottate le appropriate misure di segregazione. Il segnalante potrà anche rivolgersi direttamente alla casamadre Lyreco SAS selezionando tale società dallo strumento Raise your concern, oppure potrà effettuare una segnalazione esterna ai sensi del successivo art. 4.

3.2 Come viene gestita la segnalazione interna da Lyreco

Alla ricezione della segnalazione interna, il Team dedicato:

ti rilascerà un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
effettuerà una valutazione preliminare in via riservata per determinare, prima di qualsiasi indagine, se la segnalazione è ammissibile e se rientra nell’ambito di applicazione della normativa applicabile;
potrà richiederti, se necessario, integrazioni;
svolgerà l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
fornirà riscontro alla segnalazione rispettando le tempistiche previste dalla normativa.

4. MODALITÀ DI SEGNALAZIONE ESTERNA

È possibile anche effettuare una segnalazione esterna all’Autorità Nazionale Anticorruzione – ANAC solo laddove ricorra una delle seguenti condizioni:

non è presente all’interno dell’azienda del segnalante, un canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dalla legge;
il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna che non ha avuto seguito;
il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non verrebbe dato efficace seguito ovvero la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Per le modalità operative di segnalazione esterna si rimanda al sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

5. RISERVATEZZA

Lyreco garantisce la riservatezza e che non utilizzerà le informazioni relative alla segnalazione oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse, rispettando la normativa applicabile.

L’identità dell’autore della segnalazione, degli elementi che consentono di determinarla, l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione sono rigorosamente protetti e saranno divulgati:

soltanto alle persone competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni ricevute;
se necessario o richiesto, all’autorità giudiziaria;
nei casi in cui il segnalante presti il proprio consenso;
nei casi previsti dalla Normativa applicabile.

Chiunque abbia accesso alle informazioni relative ad una procedura di segnalazione in atto, al suo trattamento e a qualsiasi indagine associata, è vincolato da un rigoroso obbligo di riservatezza.

6. PROTEZIONE DEGLI AUTORI DELLE SEGNALAZIONI

Lyreco non tollera ritorsioni o intimidazioni nei confronti di chi effettua una segnalazione. Il rispetto per l’individuo è un valore fondamentale in Lyreco.

In caso di ritorsione o rischio di ritorsione, colui che effettua la segnalazione deve contattare il Team. Lyreco prenderà tutte le misure che riterrà opportune e fornirà raccomandazioni su come risolvere la situazione.

Oltre al segnalante, le misure di protezione si applicano a:

facilitatori (ossia coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti nel medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata);
persone appartenenti al medesimo contesto lavorativo del segnalante, di colui che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria, o contabile o ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate agli stessi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
colleghi di lavoro del segnalante o della persona che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria, o contabile o ha effettuato una divulgazione pubblica, che prestano attività nel medesimo contesto lavorativo e hanno con il segnalante un rapporto abituale e corrente;
enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

7. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

I dati da te comunicati nell’ambito di una segnalazione whistleblowing saranno trattati da Lyreco Italia S.r.l. ai sensi del Regolamento UE 679/2016 in materia di protezione dei dati personali e relativa normativa applicabile, così come ai sensi del D.Lgs. 24/2023. Per maggiori informazioni e per esercitare i tuoi diritti, consulta la sezione dedicata dell’informativa privacy whistleblowing disponibile al seguente indirizzo: https://www.lyrecointersafe.it/policy-sulla-privacy-whistleblowing/

ESEMPIO DI INFORMAZIONI UTILI
PER LA SEGNALAZIONE

Di seguito troverai alcuni esempi di dati che possono aiutarti nell’effettuare la segnalazione e che permettono al Team dedicato di Lyreco di gestirla opportunamente:

I tuoi dati identificativi e di contatto (nome, cognome, numero di telefono, e-mail)
Documento di identità (se la segnalazione viene effettuata a mezzo posta)
Che rapporto hai con Lyreco? (dipendente, collaboratore, altro)
Descrizione dei fatti
In che contesto lavorativo è avvenuto il fatto?
Quale reparto è coinvolto?
Nome e dati di contatto di ciascuna persona coinvolta (es. presunto autore dell’illecito, vittima, altri soggetti)
In quale data si è verificato l’episodio o quando te ne sei accorto?
Quanto segnalato è ancora in corso?
Ci sono testimoni o altre persone che sono a conoscenza del fatto (se sì, indicare i dati identificativi)?
Eventuale documentazione a supporto

Ti ricordiamo che se fai una segnalazione scritta a mezzo posta dovrai inserire i dati identificativi e di contatto (con copia del documento di riconoscimento) in una busta separata rispetto agli altri dati relativi alla segnalazione, rispettando le modalità descritte nel paragrafo 4.1.